Apa itu Invoice? Berikut Penjelasan Lengkap dan Contohnya

Apa invoice bisa bikin klien jadi cepat bayar? Sangat bisa. Pengaruh invoice sangat besar bagi klien dalam mengambil keputusan untuk segera membayar atau tidak. Karena itu membuat invoice tidak boleh asal-asalan, karena akan merugikan diri sendiri.

Walaupun invoice sudah umum digunakan, namun banyak orang yang belum tahu bagaimana membuat invoice yang benar. Untuk dapat membuat invoice yang efektif, Anda harus mengetahui lebih dalam mengenai apa itu invoice. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti terjadinya transaksi dengan pembeli.

Dengan semakin mengetahui apa itu invoice, Anda bisa membuat invoice yang paling sesuai dengan bisnis Anda. Simak artikel yang akan mengupas tuntas tentang invoice.

Inilah penjelasan lengkap mengenai invoice yang akan sangat membantu bisnis Anda.

Apa Itu Invoice?

 Invoice atau tagihan diberikan setelah terjadi proses jual beli. (Foto: Pexels - Kindel Media)

Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti terjadinya transaksi dengan pembeli. Atau dengan kata lain, invoice adalah lembar daftar tagihan dari penjual ke pembeli.

Invoice biasanya diberikan kepada pembeli setelah transaksi selesai, yaitu ketika pembeli telah melakukan pemesanan dan penjual telah mengirimkan produk mereka. Kemudian pembeli menyelesaikan pembayaran berdasarkan cara pembayaran dan jumlah tagihan yang tertera pada invoice tersebut.

Karena itulah invoice sangat penting, baik bagi penjual maupun pembeli. Bagi penjual, invoice adalah bukti, sedangkan bagi pembeli invoice adalah petunjuk jumlah dan cara pembayaran, termasuk mengecek apakah jenis dan jumlah produk yang dipesan sudah sesuai.

Cara Membuat Invoice

Setelah mengetahui apa itu invoice, kini Anda bisa mulai membuat invoice. Betapa pentingnya invoice sehingga untuk membuatnya tak bisa sembarangan. Ada hal-hal yang perlu diperhatikan ketika Anda ingin membuat invoice. Berikut cara membuat invoice yang benar.

Bagian Atas

Pada bagian ini cantumkan:

  • Judul, yaitu “Invoice”. Judul ini penting agar Anda dan pembeli tahu bahwa dokumen ini adalah invoice, sehingga tak tertukar dengan dokumen lain.
  • Nama perusahaan. Nama perusahaan bisa disisipkan pada kop invoice, sertakan juga logo perusahaan.
  • Nomor invoice
  • Nama penjual dan pembeli.
  • Tanggal transaksi
  • Tujuan pengiriman
BACA JUGA :  Fungsi Tombol F1 Sampai F12 Pada Keyboard

Bagian Tengah

Anda bisa membuat tabel yang berisi:

  • Nomor
  • Nama produk
  • Jumlah masing-masing produk
  • Deskripsi
  • Harga (satuan)
  • Harga subtotal produk
  • Sisipkan baris untuk PPN

Bagian Bawah

Pada bagian bawah Anda bisa mencantumkan:

  • Ongkos kirim. Bila Anda mengirim barang lewat jasa ekspedisi, Anda bisa menulis rincian ongkos kirim tersebut, termasuk berat dan tujuan pengiriman paket.
  • Biaya lain, misalnya asuransi barang.
  • Total pembayaran. Saat semua biaya sudah tercantum dengan jelas, Anda bisa menjumlahnya sebagai total pembayaran.
  • Pada bagian akhir beri keterangan tempat, tanggal, tanda tangan, dan nama lengkap klien.

Nah, sekarang Anda sudah mengetahui apa itu invoice dan bisa dibuat di rumah dengan mudah. Jika Anda sedang mencari rumah yang cocok dan sesuai dengan bujet dibawah Rp700 juta. Cek daftar hunian di Sawangan, Depok yang bisa jadi pilihan Anda.

Poin-Poin yang Wajib Ada di Invoice

Bentuk invoice memang bisa berbeda-beda. Tak ada format baku dalam membuat invoice. Apapun bentuk yang ingin Anda terapkan, pastikan invoice tersebut telah mencantumkan hal-hal yang penting. Karena selain dapat memberikan informasi pada pembeli, invoice adalah cara untuk memudahkan Anda dalam menyusun laporan keuangan.

Komponen dalam Invoice

  • Tanggal transaksi, agar setiap proses transaksi jual beli dapat tercatat dengan jelas.
  • Nomor invoice. Format nomor tergantung perusahaan. Nomor ini sangat penting, karena invoice akan disimpan sebagai arsip.
  • Nama penjual dan pembeli. Nama penjual bisa merupakan nama sales yang menjual barang tersebut.
  • Rincian produk, baik berupa barang atau jasa.
  • Diskon (jika ada).
  • Pajak jual beli yang harus dibayarkan oleh pembeli.
  • Tanda tangan dan nama jelas dari perusahaan penjual.

Tips Lapakfjbku.com

Saat ini sudah ada beberapa aplikasi yang bisa membantu Anda dalam membuat invoice. Anda bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk memudahkan Anda.

Jenis-Jenis Invoice

Ada beberapa jenis invoice dalam transaksi sebuah perusahaan. (Foto: Pexels - Rawpixels.com)

Dalam dunia perniagaan atau transaksi perusahaan, invoice dibagi menjadi tiga jenis. Pembagian ini disesuaikan dengan bentuk transaksi dari perusahaan tersebut. Inilah ketiga jenis invoice tersebut.

1. Invoice Biasa/Konvensional

Invoice jenis ini paling sering digunakan untuk transaksi jual beli. Invoice ini merupakan faktur transaksi sederhana. Biasanya hanya berisi item yang dibeli, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan total harga.

BACA JUGA :  10 Daftar Rumah Sakit di Jakarta Selatan Terbaik dan Spesialisasi

2. Invoice Proforma

Ini adalah faktur transaksi yang bersifat sementara. Dibuat ketika klien melakukan pembayaran secara bertahap. Penjual bisa mengirimkan invoice ini kepada pembeli sebelum mengirim keseluruhan barang pesanan.

Biasanya invoice ini diterbitkan ketika barang yang dibeli dikirim secara bertahap atau berkala sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Ketika seluruh barang sudah sampai ke pembeli, penjual bisa mengirim invoice biasa sebagai berkas penagihan sekaligus sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima seluruhnya.

3. Invoice Konsuler

Faktur ini biasa digunakan dalam transaksi perdagangan internasional. Dalam invoice ini harus dibubuhkan cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju. Itulah sebabnya, proses pembuatan invoice ini lebih lama dibanding invoice biasa.

Manfaat Invoice

Bukan hanya sebagai faktur penagihan kepada konsumen atau klien, invoice memiliki banyak manfaat, termasuk untuk perusahaan itu sendiri. Salah satunya adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah berbadan hukum dan telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dengan diterbitkannya invoice, ada bukti fisik bahwa telah terjadi kesepakatan dua pihak yang terlibat jual beli. Apabila terjadi kesalahan pemesanan produk yang dianggap tidak sesuai dengan kesepakatan awal, maka invoice bisa dijadikan bukti asli.

Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli juga terjaga berkat diterbitkannya invoice. Sebab invoice memuat secara rinci keterangan transaksi, mulai dari jenis barang, jumlah, harga, diskon, pajak, dan sebagainya.

Invoice juga diperlukan dalam proses pencatatan keuangan perusahaan. Dalam invoice tercantum rincian transaksi, sehingga invoice dapat menjadi salah satu dokumen sah yang tercatat dalam laporan keuangan. Pun ketika dilakukan proses audit dalam perusahaan tersebut, invoice dapat menjadi alat bukti.

Manfaat lain, invoice adalah bukti keluar masuk pesanan, menjadi acuan atas transaksi yang dilakukan, juga rekam produksi perusahaan.

Karena memiliki fungsi yang banyak, invoice biasanya dibuat beberapa rangkap, tergantung kebutuhan perusahaan, misalnya untuk diberikan ke klien, laporan keuangan, dan bukti pajak.

Contoh Invoice

Untuk lebih jelasnya, berikut contoh invoice yang dapat Anda jadikan patokan dasar. Berikut contoh invoice yang bisa Anda jadikan referensi:

Untuk lebih jelasnya, berikut contoh-contoh invoice yang dapat Anda jadikan patokan dasar. Ini salah satu contoh invoice. (Foto: Freepik - Starline)

Contoh invoice di atas adalah invoice yang biasa digunakan oleh perusahaan maupun perorangan. Format dari invoice di atas bisa Anda terapkan pada bisnis Anda.

Perbedaan Invoice dengan Nota dan Kuitansi

Bukti pembayaran yang dikenal selama ini memang ada beberapa, seperti nota dan kuitansi. Banyak orang yang masih belum terlalu paham mengenai perbedaan ketiganya, sehingga kerap menyamakan invoice dengan kuitansi atau nota. Padahal invoice, nota, dan kuitansi berbeda. Bukan hanya isinya, tapi juga fungsinya.

BACA JUGA :  Sensasi Berbaring di Dalam Peti Mati Yang Konyol Di Jepang

Dari definisi, nota dan invoice juga berbeda. Nota adalah tanda bukti pembayaran dan merupakan tanda jual beli secara kontan. Sehingga nota diberikan penjual kepada pembeli setelah terjadi pembayaran.

Berbeda dengan invoice yang merupakan dokumen transaksi yang merupakan perhitungan penjualan. Invoice diberikan kepada pembeli ketika barang dikirim, meskipun pembayaran belum dilakukan pembeli.

Sedangkan kuitansi hampir sama dengan nota. Diberikan kepada pembeli setelah terjadi pembayaran dengan dibubuhi tanda tangan penerima uang.

Nota dan kuitansi bisa diterbitkan oleh siapa saja, termasuk bisnis perseorangan yang belum dikenai pajak. Sedangkan invoice biasanya digunakan perusahaan yang terkena pajak.

Tips Supaya Invoice Cepat Dibayar Klien

Ada beberapa cara agar klien segera membayar setelah menerima invoice. (Foto: Pexels - Karolina Grabowska)

Setelah barang pesanan dan invoice dikirimkan, ada satu lagi tahap yang harus dilewati. Tahapan inilah yang justru kadang bikin ketar-ketir, yaitu pembayaran dari klien. Keterlambatan pembayaran akan memberi dampak bagi kelancaran usaha. Terutama cash flow dari perusahaan. Beberapa cara agar invoice ditindaklanjuti:

  1. Kirimkan invoice segera setelah pengiriman barang. Dengan begitu pembeli dapat segera menyiapkan dananya. Bisa jadi perusahaan yang merupakan klien Anda memiliki birokrasi yang panjang, sehingga memerlukan waktu untuk mencairkan dana.
  2. Cantumkan tenggat waktu, misalnya dua minggu atau sebelum 30 hari. Tenggat waktu tersebut sekaligus sebagai pengingat kepada pembeli. Anda bisa menghubungi mereka untuk memberi tahu bila ketika mendekati tenggat waktu pembeli belum melakukan pembayaran.
  3. Berikan reward untuk pembeli yang membayar tepat waktu, atau seminggu sebelum tenggat waktu. Reward bisa berupa hadiah, suvenir, atau diskon untuk pembelian selanjutnya. Dengan adanya reward, pembeli terdorong untuk melakukan pembayaran secepatnya.
  4. Berikan sistem pembayaran yang fleksibel atau alternatif cara membayar. Apabila klien tidak membayar meski tenggat sudah di depan mata, tanyakan apakah ada kendala dalam sistem pembayaran. Berikan mereka alternatif cara pembayaran yang nyaman untuk mereka, misalnya mereka lebih memilih tunai dibanding kartu kredit.
  5. Secara berkala, kirimkan pesan untuk mengingatkan klien. Anda bisa mengirim pesan singkat misalnya tiga hari sebelum tenggat waktu pembayaran.

Itulah ulasan lengkap mengenai apa itu invoice. Mulai dari arti, manfaat, cara membuat, contoh, hingga tips agar invoice cepat dibayar. Dengan mengetahui invoice dengan baik, Anda bisa mulai membuat invoice yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Sukses untuk Anda!

Subscribe, follow Facebook Page Lapakfjbku dan ikuti terus lapakfjbku.com untuk mendapatkan informasi, juga inspirasi terbaru dan setiap hari Anda semakin seru!


Faisal

Faisal

Faisal Rahman adalah seorang blogger muda yang penuh semangat untuk berbagi ide, gagasan, dan pandangan melalui tulisannya. Ia memulai perjalanan blognya selama masa kuliah dan telah mengembangkan bakatnya dalam menulis konten menarik dan beragam.
https://lapakfjbku.com