Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan dan Cara Membuatnya

Dalam kehidupan profesional pekerjaan atau pendidikan, komunikasi menjadi hal yang penting untuk menyampaikan informasi. Penyampaian informasi dapat dilakukan antara atasan dan bawahan, murid dengan pengajar, perseorangan dengan lembaga, dan lembaga satu dengan lembaga lainnya.

Kegiatan tersebut umumnya dilakukan secara formal melalui surat resmi. Agar siap menulis saat dibutuhkan, penting bagi Anda untuk mengetahui contoh surat resmi dan cara membuatnya dengan benar.

Surat resmi memiliki format standar penulisan. Karena sifatnya yang formal surat resmi harus ditulis berdasarkan ketentuan tata bahasa dan urutan yang sudah ditentukan. Saat menulis surat resmi Anda harus teliti dan mengikuti kaidah EYD yang berlaku.

Terdapat beragam jenis surat resmi berdasarkan peruntukannya yang sudah sering kita temui. Untuk mengenal dan belajar menulisnya dengan benar, artikel ini mengajak Anda untuk membahas contoh surat dinas resmi dan formatnya secara urut sebagai berikut:

Contoh Surat Resmi

Contoh surat yang resmi sangat beragam, pilih yang sesuai maksud dan tujuan untuk kemudian disesuaikan dengan lembaga atau kebutuhan Anda isinya.

1. Contoh Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah biasanya berisi pemberitahuan kegiatan sekolah atau undangan kepada pihak tertentu, berikut contoh surat sekolah:

2. Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah

Surat resmi pemerintah adalah surat yang ditujukan pada antara lembaga resmi terhadap pemerintah atau sebaliknya. Berikut contoh surat kepada pemerintah:

Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah

Download di sini!

3. Contoh Surat Undangan Resmi

Contoh surat undangan resmi merupakan surat undangan yang ditujukan secara formal untuk menghadiri acara.

Dalam isi surat dituliskan secara rinci kapan dan dimana acara akan berlangsung. Berikut contoh surat undangan:

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BANJARNEGARA
Jl. Nusantara No 12 Banjarnegara 54431 ==================================================================== Banjarnegara, 15 Februari 2018
Nomor : 123/DPPK/2015
Lampiran : –
Perihal : Undangan Yth. Wahyudi Utomo Jalan Semangka No. 123 Banjarnegara

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat internal, dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak agar bisa hadir pada :

Hari/Tanggal: Senin/19 Februari 2018
Tempat : Gedung Aula Kabupaten Banjarnegara
Acara: Pembahasan Kegiatan Bersama Anggota DPRD Banjarnegara

Demikianlah surat undangan ini kami buat dengan harapan Bapak dapat berpartisipasi. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Kepala Dinas Pendidikan Pariwisata Dan Kebudayaan,
Darwis Bagaskara

4. Contoh Surat Dinas Resmi

Surat Dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.

Surat dinas juga dapat diartikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan.

Berikut contoh surat dinas:

PEMERINTAH DAERAH KOTA BANJARNEGARA
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jl. Dr. Cipto No. 7 Pekalongan 31945
Telp. 0271 – 538028 Fax. 031 – 539028

Banjarnegara, 19 Juni 2020
Nomor: 008/PK/60/X/2017
Lampiran: 1 Lembar Daftar Kegiatan
Perihal: Kunjungan Dinas Yth. Bidang Administrasi Dinas Pertamanan dan Tata Kota Kota Banjarnegara Banjarnegara

Dengan hormat,
kami dari dinas pemerintah akan menghadiri syukuran dalam rangka ulang tahun organisasi budi pekerti yang ke 13 sebagai organisasi yang solid untuk mewadahi pemikiran anak muda dalam urusan pengambilan keputusan serta berkarya yang baik dan didasari etika yang berlaku. Acara tersebut akan diselenggarakan pada:

Hari: Senin
Tanggal: 25 Juni 2020
Waktu: 08.00 – selesai
Tempat: Masjid Agung Banjarnegara
Acara: Syukuran ulang tahun organisasi budi pekerti ke 13

Mengingat pentingnya kegiatan satu ini, kami akan menghadiri kepada Bapak/ Ibu/ Saudara/i supaya bisa hadir tepat waktu.

Demikian surat undangan ini dibuat, atas perhatian serta kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terimakasih.

Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota Pemerintah Kota Banjarnegara
Ir. Gilang Setiawan, M.Si

Tembusan:
1. Kepala Bagian Pengelola Teknis Proyek Dinas Tata Ruang
2. Kepala Bagian Arsip

Pentingnya Surat Resmi

Contoh surat resmi dan pentingnya fungsi surat resmi dalam komunikasi antar lembaga. (Foto: Roman Koval/Pexels)
Surat resmi adalah suatu surat yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi.

Surat resmi seperti sifatnya harus ditulis dengan bahasa yang formal dan baku.

Surat resmi penting sebagai suatu alat atau dokumen pengingat, sebab surat dinas yang sudah dibuat dapat disimpan kemudian dijadikan arsip apabila ada keperluan di waktu mendatang.

Seringkali surat resmi menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas.

Selanjutnya, surat ini dapat menjadi barang bukti untuk melihat adanya perkembangan terhadap lembaga maupun suatu perusahaan.

Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu.

Contohnya untuk penulisan surat perintah, pengambilan keputusan, dan surat pemberian izin.

Apabila Anda diharuskan pergi dinas dengan waktu yang lama, mencari tempat tinggal sementara menjadi hal penting dilakukan.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Bagian surat resmi harus dituliskan dengan urut. (Foto: Mohammad Danish/Pexels)
Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah menjadi standar.

Untuk menulisnya dengan sesuai Anda harus mengikuti aturan penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Surat resmi walaupun dibuat untuk keperluan pribadi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku.

Agar terbiasa ada baiknya bagi Anda untuk lebih sering membaca contoh surat yang resmi agar tidak ada bagian strukturnya yang lupa dicantumkan.

Selanjutnya kita akan mempelajari bagian-bagian surat resmi.

1. Kepala Surat

Contoh surat resmi bagian kepala surat KEMENDIKBUD. (Foto: Polines.ac.id)

Dalam setiap surat resmi harus terdapat kepala surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:

  • Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon, faximile atau email
  • Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi dari kop surat ini adalah untuk penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

2. Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

3. Nomor Surat

Nomor surat memudahkan inventarisasi.(Foto: Pixabay)

Sebagai catatan untuk arsip surat resmi memiliki nomor surat.

Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama.

Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya.

5. Hal/Perihal

Hal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya surat resmi tersebut. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

Kata kepada yang sering kita lihat dalam penulisan alamat surat agar efektif tidak perlu lagi digunakan.

Tanpa digunakannya kata kepada pun alamat surat yang dimaksud sudah jelas.

Dalam hal itu, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. (diakhiri tanda titik).

Oleh karena itu, penulisan alamat surat sebaiknya sebagai berikut.

Yth. Sdr. Endang Pratiwi

Jalan Gelatik Dalam X/151 A

Bandung 40133

Singkatan kata atau kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan pada penulisan alamat surat tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu karena gelar akademis dan pangkat itu sudah merupakan penghargaan kepada orang yang akan dikirimi surat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah ‘Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi Surat

Di Dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

  • Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
  • Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
  • Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

9. Salam Penutup

Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi.

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

Tanda tangan menandai resminya surat.(Foto: Pixabay)

Surat dinas akan dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi.

Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penandatangan tersebut.

Beberapa lembaga mewajibkan untuk mencantumkan nomor pegawai pada bagian ini.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat.

Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.

Setelah membaca contoh-contoh surat di atas semoga Anda tidak kesulitan lagi dalam menulisnya.

Jangan lupakan penggunaan bahasa yang baku dan sopan serta format dan ketentuannya, ya. semoga artikel ini dapat membantu Anda.

Subscribe, follow Facebook Page Lapakfjbku dan ikuti terus lapakfjbku.com/ untuk mendapatkan informasi, juga inspirasi terbaru dan setiap hari Anda semakin seru!

BACA JUGA :  Format Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta Excel, Doc, Docx

Faisal

Faisal

Faisal Rahman adalah seorang blogger muda yang penuh semangat untuk berbagi ide, gagasan, dan pandangan melalui tulisannya. Ia memulai perjalanan blognya selama masa kuliah dan telah mengembangkan bakatnya dalam menulis konten menarik dan beragam.
https://lapakfjbku.com